Office 2021

2 Kilogramm Office . . . 35Teil I Microsoft 365/Office 2021 kennenlernen . . . 37 1. Für jeden die richtige Edition . . . 39 1. 1 . . . Die Unterschiede zwischen den Editionen . . . 39 1. 2 . . . Update, Upgrade, Vollversion . . . 43 1. 3 . . . Diese Mindestanforderungen muss Ihr Rechner erfüllen . . . 46 1. 4 . . . Office installieren . . . 47 1. 5 . . . Der erste Start . . . 48 2. Die Oberfläche kennenlernen . . . 49 2. 1 . . . Die Benutzeroberfläche von Office kennenlernen . . . 49 2. 2 . . . Das Menüband . . . 55 2. 3 . . . Die Standardregisterkarten . . . 63 2. 4 . . . Die Programmregisterkarten . . . 65 2. 5 . . . Bedingte Registerkarten und Kontextbefehle . . . 65 2. 6 . . . Die Suchfunktion nutzen . . . 67 2. 7 . . . Die Backstage-Ansicht verwenden . . . 71 2. 8 . . . Die Symbolleiste für den Schnellzugriff . . . 77 2. 9 . . . Die Livevorschau nutzen . . . 80 2. 10 . . . So individualisieren Sie Ihre Office-Ansicht . . . 82 2. 11 . . . Tastenkombinationen, die Ihnen das Leben leichter machen . . . 83 3. Office 2021 -- Neuerungen in der Kurzübersicht . . . 85 3. 1 . . . Neues in Office 2021 . . . 85 3. 2 . . . Neues in Word 2021 . . . 92 3. 3 . . . Neues in Excel 2021 . . . 93 3. 4 . . . Neues in PowerPoint 2021 . . . 96 3. 5 . . . Neues in Outlook 2021 . . . 97Teil II Texte schreiben mit Word . . . 99 4. Die Oberfläche von Word kennenlernen . . . 101 4. 1 . . . Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 101 4. 2 . . . Die Ansicht bequem an Ihre Arbeit anpassen . . . 115 4. 3 . . . Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden . . . 118 4. 4 . . . Die Darstellungsgröße optimieren . . . 122 4. 5 . . . Die Statusleiste anpassen . . . 125 4. 6 . . . Mit Fenstern umgehen . . . 126 5. Erste Schritte mit Word 2021 . . . 129 5. 1 . . . Ein neues Dokument beginnen . . . 129 5. 2 . . . Schnell zum Ziel mit Onlinevorlagen von Office. com . . . 133 5. 3 . . . Formatvorlagen, Designs und Deckblätter nutzen . . . 134 5. 4 . . . Dokumente formatieren . . . 142 5. 5 . . . Textinhalte markieren, kopieren, ausschneiden, einfügen . . . 156 5. 6 . . . Den Einfüge- und Überschreibmodus nutzen . . . 162 5. 7 . . . Mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen arbeiten . . . 163 5. 8 . . . Die Absatzeinstellungen anpassen . . . 170 5. 9 . . . Textinhalte in großen Dokumenten suchen . . . 173 5. 10 . . . Fehlerhafte Bearbeitungen rückgängig machen . . . 174 5. 11 . . . Dokumente speichern . . . 175 5. 12 . . . Zuletzt verwendete Office-Dokumente öffnen . . . 179 5. 13 . . . Tastenkombinationen für die Arbeit mit Word-Dokumenten . . . 182 5. 14 . . . Wichtige grundlegende Programmeinstellungen festlegen . . . 183 5. 15 . . . Wenn Sie einmal Hilfe brauchen . . . 187 6. Das Seitenlayout festlegen . . . 189 6. 1 . . . Ein wenig Fachkunde . . . 189 6. 2 . . . Die Seitenränder des Dokuments einrichten . . . 191 6. 3 . . . Einzüge und Abstände anpassen . . . 196 6. 4 . . . Hoch- oder Querformat wählen . . . 201 6. 5 . . . Abschnitte in einem Dokument unterschiedlich formatieren . . . 202 6. 6 . . . Wasserzeichen, Grafiken und Farben als Hintergrund nutzen . . . 207 6. 7 . . . Mit Designs arbeiten . . . 213 6. 8 . . . Umbrüche benutzen . . . 216 6. 9 . . . Zeilennummerierungen einsetzen . . . 219 6. 10 . . . Ein Dokument in Spalten unterteilen . . . 221 6. 11 . . . Ebenen definieren und Dokumentstrukturen anpassen . . . 222 6. 12 . . . Objekte ausrichten, gruppieren und drehen . . . 227 6. 13 . . . Weblayouts erstellen . . . 230 6. 14 . . . Die Dokumenteigenschaften in der Backstage-Ansicht anpassen . . . 234 7. Vorlagen verwenden . . . 237 7. 1 . . . Dokumentvorlage vs. Formatvorlage . . . 237 7. 2 . . . Dokumentvorlagen verwenden . . . 238 7. 3 . . . Mit Formatvorlagen arbeiten . . . 248 8. Gestaltungselemente einfügen . . . 257 8. 1 . . . Textfelder hinzufügen . . . 257 8. 2 . . . Grafiken einbinden . . . 259 8. 3 . . . Verweise und Verzeichnisse einfügen . . . 280 8. 4 . . . Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten . . . 301 8. 5 . . . Tabellen in Word einfügen . . . 305 9. Mit Beschriftungen und Serienbriefen arbeiten . . . 315 9. 1 . . . Umschläge beschriften . . . 315 9. 2 . . . Etiketten mit Word anfertigen . . . 318 9. 3 . . . Einen Serienbrief erstellen . . . 320 9. 4 . . . Regeln aufstellen . . . 333 9. 5 . . . Standardformulierungen in Schnellbausteinen festhalten . . . 34310. Dokumente überprüfen . . . 347 10. 1 . . . Die Silbentrennung nutzen . . . 347 10. 2 . . . Den Thesaurus verwenden . . . 350 10. 3 . . . Recherchieren und übersetzen . . . 353 10. 4 . . . Dokumente korrigieren . . . 355 10. 5 . . . Die Einstellungen für das Nachverfolgen von Änderungen anpassen . . . 361 10. 6 . . . Mit Kommentaren arbeiten . . . 363 10. 7 . . . Dokumente akustisch überprüfen . . . 365 10. 8 . . . Barrierefreiheit überprüfen . . . 367 10. 9 . . . Ähnliche Dokumente vergleichen . . . 36911. Word-Dateien drucken . . . 373 11. 1 . . . Die Druckeinstellungen in der Backstage-Ansicht festlegen . . . 373 11. 2 . . . Den Schnelldruck verwenden . . . 37912. Dokumente im Team bearbeiten . . . 381 12. 1 . . . Mit Berechtigungen arbeiten . . . 381 12. 2 . . . Bearbeitung für verschiedene Autoren einschränken . . . 383 12. 3 . . . Verschiedene Dokumentversionen verwalten . . . 386 12. 4 . . . Dokumente auf OneDrive und SharePoint freigeben . . . 389 12. 5 . . . Mit Word Online Dokumente bearbeiten . . . 394 12. 6 . . . Ein Office-Dokument auf einem Weblog veröffentlichen . . . 39513. Word einrichten und anpassen . . . 399 13. 1 . . . Die Programmeinstellungen individualisieren . . . 399 13. 2 . . . Das Menüband anpassen . . . 403 13. 3 . . . Häufig verwendete Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ablegen . . . 406Teil III Kalkulieren und Analysieren mit Excel . . . 40914. Die Oberfläche von Excel 2021 kennenlernen . . . 411 14. 1 . . . Datenbank vs. Tabellenkalkulation: Wo ist der Unterschied? . . . 411 14. 2 . . . Grundlagen zur Arbeit mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern . . . 411 14. 3 . . . Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 414 14. 4 . . . Zwischen Ansichten wechseln . . . 416 14. 5 . . . Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden . . . 418 14. 6 . . . Die Darstellungsgröße ändern . . . 419 14. 7 . . . Die Statusleiste optimieren . . . 421 14. 8 . . . Mit mehreren Fenstern arbeiten . . . 42115. Erste Schritte mit Excel 2021 . . . 427 15. 1 . . . Ein neues Dokument beginnen . . . 427 15. 2 . . . Schnell zum Ziel mit Vorlagen von Office. com . . . 428 15. 3 . . . Mit Zahlenformatvorlagen arbeiten . . . 430 15. 4 . . . Navigation in Tabellendokumenten . . . 434 15. 5 . . . Bestimmte Werte mit einer bedingten Formatierung hervorheben . . . 436 15. 6 . . . Tabellendokumente formatieren . . . 443 15. 7 . . . Das Kontextmenü als wichtiges Hilfsmittel verwenden . . . 446 15. 8 . . . Die Windows-Zwischenablage in Excel nutzen . . . 448 15. 9 . . . Zellen und benannte Bereiche markieren . . . 450 15. 10 . . . Datenreihen mit der AutoAusfüllen-Funktion schnell ergänzen . . . 451 15. 11 . . . Der richtige Umgang mit Zeilen und Spalten . . . 453 15. 12 . . . Summen und Mittelwerte bilden . . . 454 15. 13 . . . Wie Sie eine umfangreiche Tabelle richtig planen und umsetzen . . . 45716. Mit Tabellendokumenten arbeiten . . . 459 16. 1 . . . Zellen verbinden und mit Überschriften versehen . . . 459 16. 2 . . . Tabellen mithilfe von Designs gestalten . . . 462 16. 3 . . . Schnellformatvorlagen nutzen . . . 464 16. 4 . . . Hintergrundfarben verwenden . . . 469 16. 5 . . . ClipArts (Online-Bilder) einfügen . . . 473 16. 6 . . . SmartArt-Grafiken einbauen . . . 483 16. 7 . . . Tabellendokumente: kreative oder sachliche Gestaltung? . . . 493 16. 8 . . . Mit umfangreichen Tabellendokumenten arbeiten . . . 493 16. 9 . . . Tabellendokumente speichern, drucken und veröffentlichen . . . 50117. Mit Formeln und Funktionen arbeiten . . . 505 17. 1 . . . Operatoren, ihre Bedeutung und Rangfolge . . . 505 17. 2 . . . Relative und absolute Zellbezüge . . . 507 17. 3 . . . Die richtige Formel über die Listenfelder auswählen . . . 517 17. 4 . . . Formeln direkt in eine Tabelle eingeben . . . 519 17. 5 . . . Mit Datums- und Zeitwerten rechnen . . . 520 17. 6 . . . Ergebnisse mit der Schnellanalyse erzeugen . . . 527 17. 7 . . . Matrixformeln verwenden . . . 529 17. 8 . . . Funktionen über den Funktionsassistenten suchen . . . 532 17. 9 . . . Finanzmathematische Funktionen . . . 534 17. 10 . . . Statistische Funktionen . . . 537 17. 11 . . . Logische Funktionen nutzen . . . 539 17. 12 . . . Mit umfangreichen Formeln arbeiten . . . 541 17. 13 . . . Daten aus dem Web und aus Access-Datenbanken importieren . . . 545 17. 14 . . . Fehlermeldungen verstehen und die Fehlerursache beheben . . . 550 17. 15 . . . Das Überwachungsfenster gebrauchen . . . 551 17. 16 . . . Gültigkeitsprüfung durchführen . . . 55318. Mit Formularen arbeiten . . . 555 18. 1 . . . Diese Formularsteuerelemente kennt Excel . . . 555 18. 2 . . . Ein Formular für die Dateneingabe erstellen . . . 558 18. 3 . . . Mit VBA-Code arbeiten . . . 564 18. 4 . . . Ein Tabellenblattformular erstellen . . . 57019. Daten filtern und sortieren . . . 579 19. 1 . . . Daten schnell alphabetisch sortieren . . . 579 19. 2 . . . Umfangreiche Sortierungen durchführen . . . 581 19. 3 . . . Daten anhand bestimmter Merkmale filtern (AutoFilter) . . . 585 19. 4 . . . Die Bereichssuche benutzen . . . 58920. Daten mit Diagrammen anschaulich auswerten . . . 593 20. 1 . . . Diese Diagrammtypen kennt Excel 2021 . . . 593 20. 2 . . . Ein Diagramm erstellen . . . 594 20. 3 . . . Diagramme mit Layouts und Formatvorlagen gestalten . . . 599 20. 4 . . . Einzelne Diagrammelemente gestalten . . . 604 20. 5 . . . Welches Element soll sich wo befinden? -- Schnelllayouts verwenden . . . 610 20. 6 . . . Diagrammelemente bearbeiten . . . 611 20. 7 . . . Legenden erstellen und editieren . . . 620 20. 8 . . . Daten richtig beschriften . . . 621 20. 9 . . . Achsen und Skalierungen ändern . . . 626 20. 10 . . . Flächenkartogramme erstellen . . . 632 20. 11 . . . Mit Verbindungslinien, Trendlinien und Fehlerindikatoren arbeiten . . . 633 20. 12 . . . Minidiagramme in Tabellenzellen einsetzen: Sparklines . . . 63821. Pivot-Tabellen und die Was-wäre-wenn-Analyse . . . 641 21. 1 . . . Mit Pivot-Tabellen arbeiten . . . 641 21. 2 . . . Pivot-Tabellen mit der Funktion »Datenschnitt« filtern . . . 649 21. 3 . . . So analysieren Sie umfangreiche Tabellendaten mit PivotCharts . . . 651 21. 4 . . . Power Pivot . . . 653 21. 5 . . . Die Was-wäre-wenn-Analyse . . . 655 21. 6 . . . Was-wäre-wenn-Analyse mit dem Solver . . . 65722. Tipps und Tricks für den Excel-Alltag . . . 661 22. 1 . . . Zeilen, Spalten und Fenster fixieren . . . 661 22. 2 . . . Mit Listenfeldern arbeiten . . . 662 22. 3 . . . Oft verwendete Tabellendokumente als Vorlage festhalten . . . 665 22. 4 . . . Eigene Designs und Tabellenformatvorlagen erstellen . . . 668 22. 5 . . . Mit Excel Online Tabellendokumente online bearbeiten . . . 67223. Excel einrichten und anpassen . . . 677 23. 1 . . . Die wichtigsten Optionen in Excel 2021 . . . 677 23. 2 . . . Optionen für den Umgang mit Berechnungen . . . 680 23. 3 . . . So passen Sie Excel an Ihre Bedürfnisse an . . . 682Teil IV E-Mails und Termine im Griff mit Outlook . . . 69124. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen . . . 693 24. 1 . . . Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 693 24. 2 . . . Die Bereiche im Outlook-Nachrichtenfenster . . . 696 24. 3 . . . Nachrichtenelemente sortieren und in Gruppen anzeigen . . . 699 24. 4 . . . Die Ansichtseinstellungen verwenden . . . 702 24. 5 . . . IMAP, Exchange oder POP3 . . . 70525. Erste Schritte mit Outlook 2021 . . . 713 25. 1 . . . Outlook in Betrieb nehmen . . . 713 25. 2 . . . Nachrichten und Adressen importieren . . . 714 25. 3 . . . Nachrichten abrufen, schreiben und beantworten . . . 721 25. 4 . . . Designs, Briefpapier und andere gestalterische Elemente verwenden . . . 731 25. 5 . . . Mit Prioritäten arbeiten . . . 733 25. 6 . . . Für Übersichtlichkeit sorgen: Ordner erstellen und verwalten . . . 73426. Der richtige Umgang mit Spam . . . 737 26. 1 . . . Eine Unterhaltung ignorieren . . . 737 26. 2 . . . Absender und Domains mit dem Junk-E-Mail-Filter sperren . . . 739 26. 3 . . . Nachrichtenregeln zum Schutz vor unerwünschten E-Mails erstellen . . . 74227. Nachrichtenordner pflegen . . . 745 27. 1 . . . Nachrichten sortieren . . . 745 27. 2 . . . Mit Kategorien für mehr Übersicht sorgen . . . 748 27. 3 . . . Nachrichten mit Regeln automatisch in bestimmte Ordner verschieben . . . 753 27. 4 . . . Archivfunktionen nutzen . . . 75828. Ein Adressbuch anlegen und verwalten . . . 763 28. 1 . . . Adressen aus E-Mails übernehmen . . . 763 28. 2 . . . Einen neuen Kontakt anlegen . . . 765 28. 3 . . . Adresseinträge suchen, sortieren und pflegen . . . 766 28. 4 . . . Visitenkarten und Signaturen verwenden . . . 770 28. 5 . . . Mit LDAP-Adressbüchern arbeiten . . . 774 28. 6 . . . Zusammengehörige Kontakte gruppieren und kategorisieren . . . 776 28. 7 . . . Kontakte in andere Dateiformate exportieren . . . 78229. Termine und Aufgaben planen . . . 785 29. 1 . . . Die optimale Kalenderoption für Ihre Bedürfnisse wählen . . . 785 29. 2 . . . Mit Terminen arbeiten . . . 790 29. 3 . . . Eine Aufgabe erstellen . . . 800 29. 4 . . . Aufgaben sortieren und verwalten . . . 803 29. 5 . . . Mit Nachverfolgungen arbeiten . . . 80630. Notizen nutzen . . . 809 30. 1 . . . Notizen erstellen und verwalten . . . 809 30. 2 . . . Notizen in Kalendereinträge exportieren . . . 812 30. 3 . . . Outlook mit OneNote verknüpfen . . . 81431. Outlook im Team einsetzen . . . 819 31. 1 . . . Mit Besprechungsanfragen arbeiten . . . 819 31. 2 . . . Abstimmungen erstellen . . . 821 31. 3 . . . Kalender freigeben und versenden . . . 824 31. 4 . . . Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden . . . 82732. Die wichtigsten Outlook-Einstellungen . . . 829 32. 1 . . . Einstellungen zur Arbeit mit Nachrichten . . . 829 32. 2 . . . Sicherheitseinstellungen . . . 833 32. 3 . . . Einstellungen für die Arbeit mit Aufgaben und Terminen . . . 83533. Tipps und Tricks für den Umgang mit Outlook . . . 839 33. 1 . . . Mit Schnellbausteinen häufig verwendete Formulierungen festhalten . . . 839 33. 2 . . . Wenn Sie einmal nicht da sind: automatische Antworten senden . . . 841 33. 3 . . . Häufige Arbeitsschritte in QuickSteps festhalten . . . 848 33. 4 . . . Telefonlisten und Kalendereinträge drucken . . . 850Teil V Präsentieren mit PowerPoint . . . 85334. Die PowerPoint-Oberfläche kennenlernen . . . 855 34. 1 . . . Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 855 34. 2 . . . Die verschiedenen Ansichten richtig nutzen . . . 859 34. 3 . . . Raster, Linien und Lineale bei Bedarf zuschalten . . . 86535. Erste Schritte mit PowerPoint 2021 . . . 869 35. 1 . . . Kreativ oder sachlich? -- Den richtigen Stil wählen . . . 869 35. 2 . . . Dank passender Vorlagen schnell eine Präsentation erstellen . . . 870 35. 3 . . . Neue Folien einfügen und mit Inhalt füllen . . . 878 35. 4 . . . Das Folienlayout schnell ändern . . . 892 35. 5 . . . Folien-, Handzettel- und Notizenmaster verwenden . . . 89336. Folien gestalten . . . 899 36. 1 . . . Übergänge und Folienwechsel einrichten . . . 899 36. 2 . . . Mit Animationen arbeiten . . . 914 36. 3 . . . Animationspfade . . . 926 36. 4 . . . Diagramme animieren . . . 942 36. 5 . . . Präsentationen mit Audio- und Videodateien aufwerten . . . 94737. Bildschirmpräsentationen . . . 957 37. 1 . . . Eine Bildschirmpräsentation starten . . . 957 37. 2 . . . Eine zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation erstellen . . . 963 37. 3 . . . Weitere benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen . . . 971 37. 4 . . . Nicht benötigte Folien ausblenden . . . 976 37. 5 . . . Folien zoomen . . . 977 37. 6 . . . Die Anzeigedauer der Folien festlegen . . . 979 37. 7 . . . Kommentare und Mediensteuerelemente ausblenden . . . 981 37. 8 . . . Die Auflösung Ihrer Präsentation optimieren . . . 982 37. 9 . . . Mit zwei Bildschirmen arbeiten: die Referentenansicht . . . 984 37. 10 . . . Präsentation mit Untertiteln (Transkription) . . . 98738. Präsentationen speichern, drucken und als Video ausgeben . . . 989 38. 1 . . . Die Eigenschaften einer Präsentation einsehen und bearbeiten . . . 989 38. 2 . . . Eine Präsentation speichern . . . 992 38. 3 . . . Vor dem Druck: Präsentationen in einzelne Abschnitte einteilen . . . 994 38. 4 . . . Präsentation als Video ausgeben . . . 99739. PowerPoint im Teameinsatz . . . 999 39. 1 . . . Mit Berechtigungen und Freigaben arbeiten . . . 999 39. 2 . . . Mit PowerPoint Online eine Präsentation auf OneDrive bearbeiten . . . 1004 39. 3 . . . Eine Präsentation per E-Mail versenden . . . 100540. Tipps und Tricks für die Arbeit mit Präsentationen . . . 1007 40. 1 . . . WordArt-Effekte in einer Folie verwenden . . . 1007 40. 2 . . . Schnell und einfach ein Fotoalbum erstellen . . . 1011 40. 3 . . . Mit einer Vorlage einen Adventskalender erstellen . . . 1015Teil VI Microsoft Teams . . . 101941. Eine Welt, ein Team -- mit Teams . . . 1021 41. 1 . . . Was ist Teams? . . . 1021 41. 2 . . . Microsoft Teams erwerben und starten . . . 1022 41. 3 . . . Kommunikation in Teams . . . 1026 41. 4 . . . Die Teams-Oberfläche kennenlernen . . . 1026 41. 5 . . . Teams-Kommunikation . . . 1033 41. 6 . . . Mit Besprechungen arbeiten . . . 1041 41. 7 . . . Aktivitäten . . . 1044Teil VII Office-Anwendungen im Zusammenspiel . . . 104542. Anwendungsübergreifende Funktionen . . . 1047 42. 1 . . . Die Zwischenablage nutzen . . . 1047 42. 2 . . . Dokumente schreibgeschützt öffnen . . . 1051 42. 3 . . . Hyperlinks auf andere Dateien setzen . . . 105543. Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen . . . 1059 43. 1 . . . Einfügen oder verknüpfen? . . . 1059 43. 2 . . . Objekte aus anderen Programmen einfügen . . . 1059 43. 3 . . . Word 2021 -- Daten aus Excel und Access übernehmen . . . 1061 43. 4 . . . Excel 2021 -- Daten aus Word und Access verwenden . . . 1072 43. 5 . . . PowerPoint 2021 -- Word- und Excel-Daten nutzen . . . 1082 43. 6 . . . Outlook 2021 -- Kontakte aus Excel importieren . . . 108744. Kompatibilität zwischen Versionen . . . 1091 44. 1 . . . Den Kompatibilitätsmodus nutzen . . . 1091 44. 2 . . . Office-Dateien konvertieren . . . 109345. Dokumente gemeinsam bearbeiten . . . 1097 45. 1 . . . Mit OneDrive Dokumente austauschen . . . 1097 45. 2 . . . Dokumente mit den Office-Web-Apps online bearbeiten . . . 1106 45. 3 . . . SharePoint aktivieren . . . 1110Teil VIII Makros in Microsoft Office . . . 111146. Wozu verwendet man Makros? . . . 1113 46. 1 . . . Makros -- eine kurze Einführung . . . 1113 46. 2 . . . Beispiele für typische Makroaufgaben . . . 111847. Makros in der Praxis . . . 1121 47. 1 . . . Makros in Word . . . 1121 47. 2 . . . Makros in Excel . . . 1133 Anhang . . . 1139 A. Tastaturbefehle . . . 1141 B. Hilfreiche Internetseiten . . . 1149 C. Glossar . . . 1151 Stichwortverzeichnis . . . 1155